ومما سبق يتبين أن أهم تحدي يواجه الإدارة العمومية المغربية لكي ترتقي بعملها من العمل التقليدي إلى العمل الحديث، هو استعمالها لتكنولوجيا المعلومات والاتصال، لذلك فهي تعمل جاهدة من أجل  إمكانياتها المادية والبشرية من أجل الاستفادة من هذا المجال الحيوي مبكرا، قبل أن تخرج من حلبة السباق وتبقى إدارتها منعزلة ومنغلقة على نفسها بالتأخر في استعمال تكنولوجيا المعلوميات والاتصال التي أصبحت في عصرنا الراهن  لا غنى عنها.

أولا: أسباب ودواعي تبني الإدارة الالكترونية

الرفع من مردودية التدبير والتسيير:

تأثير الاعلاميات داخل الادارة

تأثير الاعلاميات على مسار القرار الإداري

أضحت الأساليب المعتمدة  لاتخاذ القرارات، ذات أهمية بارزة في الكتابات الإدارية خصوصا بعد التوظيف الموازي للأساليب الرياضية والحاسوب، والذي أصبحت تدرس تحت عنوان “بحوث العمليات” أو “علم الإدارة باستخدام الأساليب الكمية “. 

وهذه الطريقة تمكن من توظيف علاقات مترابطة ومتراكمة في تطبيقات علمية، بحيث أصبح من الممكن توظيف عدة أساليب أخرى كالبرمجة الخطية والتحليل الشبكي من أجل الوصول إلى قرارات حاسمة وسليمة.

وعلى العموم يمكن حصر أهم مستويات تدخل نظام المعلوميات في مسلسل صنع القرار في أهم النقاط التالية:

تأثير الاعلاميات على تنظيم وهياكل الإدارة

وهذا التغيير الجدري يكون حدوثه بشكل ضروري مع المرور إلى المرحلة الثالثة من مراحل إدخال المعلوميات، وهي مرحلة ستجري فيها تغييرات عميقة على أنظمة المعالجة والتي سيكون  لها تأثير مهم وحاسم على الهياكل الإدارية   وذلك بسبب التوظيف المنتظم لإمكانيات الحاسوب والتطور التقني لمستوى الأجهزة وتغيير العقليات والتي سهلتها المرحلة السابقة. 

نتائج المعلوميات داخل الإدارة

تدعيم أسس الشفافية

إن التطور تكنولوجي الذي تشهده الإدارة العمومية، يحمل بشائر مذهلة لها تأثير كبير على مفهوم المرفق العام وطبيعة الخدمة التي يقدمها للجمهور، فتتحول جل الأعمال والخدمات الإدارية التقليدية من استخدام الأوراق وطول الإجراءات إلى أعمال وخدمات إلكترونية يتم تنفيذها بسرعة عالية وبدقة متناهية.

وكل هذا يهدف إلى تزويد المواطن بإدارة فعالة وسريعة وبخدمات ذات مستوى عال جدا تمكنه من الحصول على طلباته الإدارية بصفة منتظمة وشفافة، وذلك بالنظر لما تتوفر عليه المعلوميات من إمكانية التدبير الجيد للوقت الإداري، واختزال مراحل عديدة بجمع وتصنيف المعلومات بشكل يجعل أمر مراجعتها أمرا سهلا وسريعا وهو الشيء الذي سينعكس بشكل إيجابي على المردودية والأداء، وبالتالي تحسين علاقة الإدارة بجمهورها ومرتفقيها.

وسيرا مع النهج الذي يرمي إلى تدعيم أسس الشفافية بين الإدارة والأشخاص المتعاملين معها، فقد قامت العديد من المؤسسات العمومية (كالمكتب الوطني للسكك الحديدية، وإدارة الجمارك والضرائب غير المباشرة والخطوط الملكية المغربية. بالإضافة الى العديد من المؤسسات العمومية والشبه العمومية ومختلف الجماعات المحلية) بتبسيط المساطر بشكل جيد مستفيدة في ذلك من أساليب التسيير المعمول بها في القطاع الخاص وهو الشيء الذي أثر بشكل إيجابي على نوعية الخدمة وطبيعة العلاقة مع المرتفقين والجمهور.

الرفع من كفاءة عمل الإدارة

إن التنمية باعتبارها الهاجس لكل دولة لا يمكن تحقيقها في عصرنا الراهن إلا بوجود بإدارة فعالة محترفة وكفئة تستطيع تنفيذ المقررات السياسية وإنجاز المطلوب منها بسرعة وفعالي، وهذا يتطلب تحديثها على مستوى طرق ومناهج التسيير وتزويدها بمختلف بالوسائل الضرورية لعملها وتأتي على رأس ذلك الأجهزة والمعدات المعلوماتية.

فبحساب بسيط يتبين ويتضح أن هذه التكنولوجيا يمكنها الرفع من كفاءة عمل الإدارة، لذلك فالمعلوميات تعد وسيلة حديثة ومتقدمة للعمل تلجأ إليها الإدارات عندما يتعذر معها معالجة القضايا بالوسائل اليدوية التقليدية المعتمدة.

فباستخدام الحاسبات الإلكترونية مثلا، يتم تجميع البيانات وإجراء عمليات حسابية وإعطاء تحاليل ومقارنات بسهولة تامة ويسر توفيرا للوقت والجهد.
فإذا كان الرفع من كفاءة الإدارة لمن العوامل التي دفعت الادارة إلى إدخال المعلوميات إلى مرافقها ومصالحها فإنه يجب استخدامها الاستخدام الأمثل نظرا بما لها من قدرات وإمكانيات هائلة لأجل تلبية الحاجيات الإدارية.

الرفع من مستوى التواصل الإداري

سنتطرق في هذا المحور بداية الى مسألة الاستجابة الانية للحاجات الادارية من جهة والى الاستجابة لرغبات المرتفقين من جهة ثانية.

الاستجابة الانية للحاجات الإدارية

الى جانب الوسائل والأشكال التقليدية المستعملة في التواصل الإداري من رسائل مكتوبة ونشرات ومذكرات...، فكان لزاما على الإدارة المغربية أن تقوم بدور التنشيط المنوط بها باعتباره كأداة فاعلة وفعاّلة لأجل الرقي بعملية التسيير الإداري، أن تهتم أكثر بمجال بيئة التواصل بين مختلف أجزاء الوحدة الإدارية أو بين هذه الوحدة والوحدات المماثلة.

التنسيق بين مختلف مكونات الإدارة

ظهرت في مجال المعالجة الآلية للبيانات إمكانية المعالجة عن بعد، والمعالجة الموزعة للبيانات باستخدام شبكات الاتصال وغيرها من تحديثات تكنولوجيا المعلومات. 

 كما أن في مجال الاتصالات أصبح بالإمكان تبادل البيانات بسرعة كبيرة، وبتكلفة معقولة بين مراكز موجودة في أماكن متباعدة، فبواسطة تلك الشبكات فقد أصبح بالإمكان عقد اجتماعات العمل بين أشخاص رغم كونهم يقيمون في مناطق جغرافية متباعدة، بحيث يتدارسون ويتبادلون الأفكار بصورة أمنية بواسطة تقنيات الاتصال الحديثة وكأنهم موجودون معا في غرفة واحدة.

والفعالية تتطلب الإتحاد والتعاون بين مختلف أطراف ومكونات الادارة، كما أن التعاون الداخلي يعد ضرورة ملحة، باعتباره وسيلة لتحقيق الأهداف المشتركة لتكوين إطار موحد وتسهيل عملية نقل المعلومات والبيانات الضرورية. 

الرقابة والتوجيه

تعتبر الرقابة من بين إحدى الوظائف الأساسية التي تقوم بها السلطات المختصة في سبيل التحقق من أن العمل المخطط يسير وفق الأهداف المرسومة سلفاً بكفاءة وفي الوقت المحدد له 

تعد الرقابة بذلك ضرورة لا غنى عنها من أجل استكمال الأعمال، فالرقابة يمكن إدخالها إلى الحاسوب إما بواسطة نفس الأجهزة ذاتها أو عن طريق برامج يصبح بها الحاسوب يراقب ذاته بنفسه.

أما التوجيه فيتضمن مجموعة من المهام التي تتركز   إما على اتصال الرئيس بالمرؤوسين أو إصدار الأوامر إليهم من أجل إنجاز الأعمال الملقاة على عاتقهم ويتجسد التوجيه كذلك في تبادل الآراء بين الرؤساء والمرؤوسين المتباعدين جغرافيا إضافة الى تقليص هامش الخطأ.. الى غيرها.

الاستجابة رغبات المرتفقين

الاختصار للإجراءات

إن اقحام التكنولوجيا الحديثة بالإدارة لهو أمر سيساعد بشكل كبير على تجاوز تأزم العلاقة بينها وبين مرتفقيها، وذلك من خلال الاستفادة القصوى من الإمكانيات التي تتيحها تقنيات تكنولوجيا الإعلام والاتصال.

ويتجسد ذلك على وجه الخصوص في تسهيل الاطلاع على الوثائق الإدارية وبثها على شبكات الاتصال بالإضافة الى تعزيز حق المواطنين في الإعلام وكذا دمقرطة الإدارة مع مرتفقيها.

ربح المزيد من الوقت

إن تكنولوجيا المعلوميات والاتصال قد أحدثت طفرة حقيقية في أساليب أداء العمل وفي سرعة ودقة إنجاز الأعمال، وهو الشيء الذي يساهم بشكل فعال في تحقيق التنمية الشاملة، حيث يتم إنجاز في دقائق ما كان يتحقق في ساعات أو أيام.

لذلك فإن الأهداف العامة المسطرة ميدان استعمال المعلوميات والاتصال الحديثة، ترمي إلى تزويد المواطن المغربي بإدارة تتسم بالفعالية والسرعة وتقديم خدمات ذات مستوى في مستوى عال وذات جودة، وتمكن هذا المواطن كذلك من الحصول على طلباته الإدارية بسرعة ويسر وسهولة تفاديا لضياع الوقت.

فربح الوقت هو نتيجة الانتقال من التدبير الورقي إلى التدبير المعلوماتي، بمعنى التحرر من العمليات الحسابية ومن بعض الأعمال المتكررة التي تستهلك الوقت والجهد وتقليص عدد التسجيلات والمطبوعات التي كانت تأخذ وقتا طويلا من الإدارة.